En la Notaría única del Círculo de Chivolo Magdalena, nos esmeramos por solucionar las diferentes inquietudes o necesidades de la ciudadanía, desde el primer momento de atención, garantizando la satisfacción de la misma.
Nuestro equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, con el respaldo y, apoyo del Notario. Con la vigilancia de la Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce los programas de auditorías, revisando si los procedimientos y las actividades que la Notaría Única del Circulo de Chivolo Magdalena se estén desempeñando como lo indica la ley.
Estructuralmente nuestras instalaciones cuenta con una sola planta, con rampas y baranda de apoyo para el acceso a personas con movilidad reducida y cuenta con:
*Sala de espera: Donde podemos apreciar la cartera de información, el buzón de sugerencias, aviso en lenguaje de seña, braille, y tradicional, señalizaciones de seguridad, botiquín y extintor.
*Despacho del Notario: Donde el notario realiza las asesorías jurídicas, matrimonios, conciliaciones, y es de mucha privacidad.
*Sala de protocolo y archivo: En este salón los usuarios encontraran el protocolo del despacho de fácil acceso, el cual lo pueden consultar en horarios de oficina de Lunes a Jueves de 8:00 am -12:00pm y de 2:00 pm a 6:00 pm y los viernes de 7: 00 am- 3:00 pm jornada continua
PROCESO PARA ELABORAR LAS ESCRITURAS:
1. Recepción: En esta etapa de recepción, el notario adquiere la facultad de intérprete, orientada a obtener la verdadera voluntad de las partes involucradas sobre la vivienda. Es posible que la creación de la escritura pública se detenga en esta etapa, si el notario advierte que no es competente para autorizar el acto.
Otro caso en el cual la formación de la escritura no llegue a superar la etapa de recepción, puede darse cuando uno o varios de los otorgantes sean incapaces absolutos.
Los datos, tales como nombres, apellidos, estado civil, edad y domicilio deben quedar consignados en la escritura pública, Pueden comparecer de manera personal actuando en nombre propio, mediante mandato o poder conferido a otra persona o por medio de representante legal.
2. Extensión : Una de las características principales de la escritura pública es que tiene por autor al notario, quien con su autorización transforma un documento privado, por ejemplo el de una vivienda, en un instrumento público notarial. La redacción del instrumento será en español.
El notario, con base en la manifestación de la voluntad de las partes, elabora y redacta con claridad y precisión el instrumento que debe contener las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, el alcance de ellos y de las obligaciones que los otorgantes asuman.
De ser necesario, sirve de asesor jurídico para incluir los requisitos del negocio o acto jurídico que desean celebrar. También puede suceder que los interesados presenten al notario una minuta con el acto que se va a celebrar, la cual debe ser revisada por éste.
3. Otorgamiento: Esta etapa implica la comparecencia de los intervinientes, que deben leer el documento o solicitar al notario que lo lea en voz alta. Por supuesto, con esta lectura se pretende garantizar que los otorgantes conozcan lo que firman, por lo cual en esta etapa pueden aclarar, modificar o corregir lo pertinente hasta estar conformes con el contenido del texto.
La etapa del otorgamiento, para el proceso de una vivienda concluye con la firma de los otorgantes y de los intervinientes, o la huella dactilar como requisito supletorio de la firma. La ley no exige que concurra la firma y la huella. Acto seguido, el instrumento debe ser firmado, numerado y fechado en el mismo acto.
4. Autorización: Este es el momento en el que el notario luego de verificar que el documento sobre la vivienda consigne lo declarado y aprobado por las partes, que cumpla con los requisitos legales necesarios y que se hayan presentado los respectivos comprobantes fiscales, firma en muestra de fe e imprime el instrumento.
El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública. Si el proyecto de escritura cumple con dichos requisitos, el notario deberá dirigir a la Superintendencia un certificado en el que comunique que el instrumento reúne dichos requisitos.
Los documentos y la respectiva petición serán objeto de estudio por parte de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia, que, si lo encuentra conforme a derecho, proyecta el acto administrativo para la firma del Superintendente, en el que se autorizará al notario suscribir bajo su responsabilidad los proyectos de escritura.
PROCESO PARA LA INSCRIPCION AL REGISTRO CIVIL.
La diligencia de inscripción un hecho (Nacimiento, o defunción) o de un acto, como el matrimonio a los referidos en el articulo 5° del Decreto 1260 de 1970 -por solo nombrar alguno-. Serán inscrito de acuerdo a las etapas de los artículos 28 y 29 del mencionado decreto.
1-RECEPCIÓN: Consiste en que el funcionario encargado de la función de registro recibe la declaración de los interesados (Declarantes y/o testigos).
2-EXTENSIÓN: Que es la transcripción de la declaración.
3- OTORGAMIENTO: El cual es la aceptación expresa del declarante y/o testigos sobre la transcripción de lo recibido.
4- AUTORIZACION: La cual nace mediante la suscripción (firma o rúbrica) del funcionario encargado de llevar el registro, que da fe sobre el cumplimiento de los requisitos legales. ( Art. 21, Decreto 1260 de 1970) y la veracidad de la declaración recibida (Art. 32).
5- CONSTANCIA: Es cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, (Art. 43).